Tot voor kort werd alle communicatie met klanten, leveranciers en belastingdienst nauwgezet gedocumenteerd, afgedrukt en opgeborgen. Deze behoefte is er nog steeds, alleen de stap printen wordt overgeslagen. Alle documenten worden digitaal opgeslagen. Maar er is een gestructureerd documentenbeheer voor nodig om documenten ook weer terug te vinden. Hierbij 7 tips voor een goed gestructureerd documentenbeheer.
1. Effect van gestructureerd documentenbeheer
Hoe meer mensen er bij een bedrijf werken, hoe meer data er wordt gegenereerd. Bestaat een bedrijf uit meerdere afdelingen dan is de hoeveelheid data nog veel meer. Al deze data bestaat uit in- en verkoop offertes en orderbevestigingen. Maar ook verslagen van bezoeken, resultaten en nog veel meer. Kortom er moeten veel documenten worden opgeslagen, maar ook beheerd. Om de documenten snel terug te vinden, is een goede structuur nodig. Werk je met meerdere mensen aan een bepaald document, dan is delen belangrijk. Dit alles lukt dus alleen met een gestructureerd documentenbeheer.
2. Informeer de organisatie vooraf
Voordat je een methode van documenteren gaat toepassen, is het belangrijk dat iedereen op de hoogte is. Begin daarom eerst met het op de hoogte brengen van alle collega’s dat je de documenten beter wil gaan beheren. Vraag naar suggesties en ga op basis daarvan een goede methode kiezen.
3. Kies een logische opslagmethode
Er zijn meerdere manieren om je documenten op te slaan en te delen. De meest gebruikte methode is het gebruik van een lokale server. Iedere gebruiker gebruikt en plaatst documenten op de server. Andere methoden zijn een software platform voor de opslag van documenten. Dit is de digitale vervanger van een kaartenbak, maar dan met een goede zoekfunctie.
4. Consequente documentnamen
Als je een database met documenten gaat vullen, is de documentnaam belangrijk. Want die naam zal de belangrijkste factor zijn in het snel terugvinden van het document. Maak een logische keuze, bijvoorbeeld op basis van klant- of ordernummer. En voeg een datumnotatie waarbij je eerst het jaar, dan de maand en daarna de dag noteert. Iedereen die toegang heeft tot de documenten zal dit consequent moeten doen.
5. Nieuwste versie vervangt oudere
Als een bestaande document wordt bijgewerkt, is de oude in principe komen te vervallen. Gooi het oude exemplaar vervolgens weg. Wil je toch de wijzigingen terug kunnen zien? Voeg de wijzigingen dan toe aan het definitieve document. Bijvoorbeeld als bijlage. In een documentbeheer programma kun je vaak revisies aangeven per document.
6. In de cloud werken
Tegenwoordig is lokale opslag geen oplossing meer. De informatie is moeilijk toegankelijk en er kan niet tegelijkertijd aan hetzelfde bestand worden gewerkt. Daar zijn inmiddels andere software oplossingen voor. Vrijwel allemaal maken ze daarbij gebruik van de cloud. De informatie is overal vandaan toegankelijk en er kan op afstand worden samengewerkt.
7. Snelkoppelingen gebruiken
Documentbeheer draait vooral om het opslaan van grote hoeveelheden informatie. Vervolgens moet een specifiek bestand met een handomdraai terug te vinden zijn. Om nog efficiënter te werken kun je snelkoppelingen gebruiken voor veelgebruikte documenten. Je bespaart daarmee tijd omdat je niet hoeft te zoeken.
In het digitale tijdperk van nu is een goede beheer van documenten onmisbaar. Zeker als je met meerdere mensen dezelfde informatie verwerkt. Maak daarom gebruik van een documentbeheer programma.
