Tegenwoordig is het verzenden van bestanden via internet de normaalste zaak van de wereld. Voor een particulier zijn er vele oplossingen hiervoor zoals Dropbox of Wetransfer en vaak is dit prima, omdat de bestanden die verstuurd worden geen geheime informatie bevatten. Voor bedrijven gaat dit echter niet op. Bedrijfsgegevens mogen niet op straat belanden waardoor ze in verkeerde handen kunnen komen. Bedrijven zijn dan ook vaak op zoek naar een goede en veilige manier om grote bestanden versturen.
Een USB stick is geen goede drager voor belangrijke informatie
Waar er nog steeds bedrijven zijn die dit het liefst via een USB stick doen, snappen de meeste ondernemers dat het verliezen van zo’n USB stick een te groot risico is, met alle eventuele problemen van dien. Het verlies van zo’n stick kan grote gevolgen hebben, als de informatie die erop staat ook nog eens gemakkelijk toegankelijk is. Daarnaast is er ook tal van software beschikbaar die zich toespitst op het verzenden van grote bestanden. Maar, als we hier beter naar kijken, dan zien we dat deze diensten vaak niet voldoen aan de geldende regelgevingen.
De bekenden diensten om grote bestanden te versturen
We kennen ze allemaal waarschijnlijk wel: diensten zoals WeTransfer en Dropbox waarmee grote bestanden kunnen worden uitgewisseld. Via de website kunnen bestanden tot wel 20G worden geselecteerd, waarna de ontvanger een e-mail ontvangt met de bestanden. Een fijne dienst als je vakantiefoto’s naar familie wil sturen, maar geen veilige manier om als bedrijf bestanden te versturen. Deze vormen van versturen hebben namelijk geen end-to-end encryptie, waardoor de bestanden niet beveiligd kunnen worden verzonden. Als deze tijdens verzending onderschept zouden worden, dan zou informatie toegankelijk kunnen zijn voor onbevoegden, iets wat je als bedrijf niet wil.
Welke functionaliteiten belangrijk zijn
Het delen van bestanden moet natuurlijk veilig en eenvoudig kunnen gedaan worden. Hoe gaat dat echter precies in zijn werking en wat helpt daarbij? Bij het kiezen van een oplossing die het verzenden van grote bestanden mogelijk maakt, helpen o.a. deze functionaliteiten:
– Bestandslimiet wat de gemiddelde bestandsgrootte van een e-mailclient overschrijdt.
– De mogelijkheid om specifieke bestandsgroottes en -types op te vragen, zodat u direct de juiste bestanden ontvangt.
– Een extra check op bestanden, voordat het e-mailbericht wordt verzonden.
– Portalen waar bestanden eenvoudig kunnen worden geüpload, waarbij bestanden direct bij de juiste personen/afdelingen terechtkomen.
– Zero-knowledge end-to-end encryptie
Versturen via mail kan veilig worden ingericht
Een van de veiligste manieren om grote bestanden via internet te versturen is via je mail, omdat daar beveiliging in kan worden gebouwd door specialistische bedrijven. Na verzending heeft de ontvanger binnen no-time de bestanden binnen. Door het gebruik van zero-knowledge end-to-end encryptie bij het versturen van de mail heeft slechts de geauthenticeerde ontvanger toegang tot de bestanden.
De voordelen
Bestanden kunnen elk moment van de dag worden verzonden, ongeacht tijdstip of locatie van zowel de verzender als de ontvanger. Bestanden die per e-mail worden verzonden, zijn eenvoudig terug te zien in de verzonden items. Op deze manier houd je goed overzicht over al je mailverkeer en kun je altijd terug kijken naar welke bestanden er zijn verzonden en naar wie. Bij het verzenden van grote bestanden per mail, zijn er daarnaast ook veiligheidsopties die verkeerd verzonden bestanden kunnen terugtrekken. Denk hierbij aan bestanden die per ongeluk naar de verkeerde persoon zijn verzonden en mogelijk kunnen leiden tot een datalek.