Thuiswerken biedt vele voordelen, waaronder de flexibiliteit om uw eigen planning in te stellen, tijd en geld te besparen door uw dagelijkse woon-werkverkeer te elimineren en u in staat te stellen een bedrijf te starten met minimale overhead. Om succesvol te zijn in een thuiskantoor moet u echter een kantoorruimte creëren die de efficiëntie in een niet-traditionele werkomgeving bevordert.
Of u nu als zelfstandige of als thuis werkt, neem de tijd om een professionele werkruimte te definiëren die uw werk van uw persoonlijke leven scheidt.
1. Bepaal wat u nodig hebt
Wat je nodig hebt, hangt af van het soort werk dat je doet.
Als u bijvoorbeeld een graficus bent, kunt u zowel een klein bureau voor uw computer nodig hebben als een grotere tafel of werkruimte voor uw werk. Een consultant kan extra ruimte nodig hebben voor archiefkasten of ruimte om met klanten te vergaderen. Een fotograaf kan een thuisstudio of opslagruimte voor rekwisieten en lichtapparatuur nodig hebben.
Als u werk verricht, in plaats van uw eigen bedrijf te runnen, kan uw werkgever specifieke eisen stellen aan de apparatuur die u nodig hebt, zoals speciale elektronica of industriespecifieke apparatuur.
Voordat u een hoekje in een van uw kamers opeist en het goed genoeg noemt, maakt u een gedetailleerde lijst van uw behoeften voor een thuiskantoor en stelt u een ruimte in die aan die eisen voldoet.
2. Kies een speciale ruimte
Idealiter ligt uw kantoor in een rustige omgeving met enige privacy. Dit is vooral belangrijk als u het huis deelt met een echtgeno(o)t(e), kinderen of huisgenoten.
Het kan zijn dat een logeerkamer met een deur het lawaai van de rest van het huis kan verminderen als u vaak aan de telefoon bent. Of, als u klanten in uw thuiskantoor ontmoet, kan het zinvol zijn om een kamer te kiezen in de buurt van de voordeur van het huis. Als u ruimte nodig heeft om design of technische apparatuur te verspreiden, heeft u misschien een speciale studio nodig die gescheiden is van de rest van uw huis.
Als u thuiswerkt, kan uw werkgever eisen dat u een speciale ruimte hebt die u voor uw werk gebruikt, of zelfs dat u een deur hebt die sluit en op slot gaat om redenen van vertrouwelijkheid. Maar zelfs als je als zelfstandige werkt, kun je overwegen om een speciale ruimte te hebben die je alleen voor je werk gebruikt.
3. Denk aan het licht
Zet uw thuiskantoor op met veel licht voor het werk; u zult uw beste werk doen als een deel daarvan natuurlijk licht bevat.
Ramen en blootstelling aan daglicht kunnen het fysieke en mentale welzijn van kantoormedewerkers beïnvloeden. Werken in een ruimte met natuurlijk licht kan hoofdpijn en vermoeidheid van de ogen verminderen, waardoor u op de lange termijn productiever en gezonder kunt zijn.
Een extraatje dat uw werk en welzijn kan verbeteren: Houd een of twee planten in uw werkruimte. Onderzoek heeft aangetoond dat het hebben van planten in een kantoor zowel uw productiviteit kan verbeteren als u gelukkiger kan maken tijdens uw werk.
4. Gebruik een speciale telefoon voor uw bedrijf aan huis
Een van de vele voordelen van thuiswerken is de vermindering van de overhead. De eerste besparingen door het delen van een telefoonlijn tussen uw huis en bedrijf kunnen u echter uiteindelijk geld kosten.
Een gedeelde voicemail kan onprofessioneel klinken of klanten in verwarring brengen die een specifieke boodschap voor uw bedrijf verwachten. En als u dezelfde vaste lijn gebruikt voor uw huis en werk, loopt u het risico dat een kind of ander familielid de telefoon opneemt.
Het hebben van een speciale telefoon voor uw thuiskantoor, inclusief een mobiele telefoon of een VoIP (internet) telefoon, kan u in staat stellen om uw werk en persoonlijke leven te scheiden, met behoud van grenzen die zowel u als uw klanten helpen.
5. Een plaats voor gadgets hebben
Als je geen supervisor of manager over je schouder hebt die over je schouder kijkt, kan het makkelijk zijn om afgeleid te worden tijdens de werkdag. Dit geldt vooral als u uw gadgets bij u thuis op kantoor houdt.
Uit onderzoek is gebleken dat het toegankelijk hebben van smartphones de productiviteit van werknemers vermindert, vooral als ze al geneigd zijn hun telefoon te veel te gebruiken. Uit een onderzoek is gebleken dat werknemers meer dan acht uur per week op hun smartphone kunnen werken met taken die niets met het werk te maken hebben.
Als je als zelfstandige werkt, kun je je die verspilde uren vaak niet veroorloven. En als u thuis werkt, zal uw werkgever uw werk waarschijnlijk zorgvuldig onderzoeken om er zeker van te zijn dat u geen andere taken uitvoert terwijl u betaald wordt voor uw werk.
Het kan zijn dat je af en toe je apparaten voor je werk moet gebruiken. Maar als ze niet in gebruik zijn, zal uw thuiskantoor een meer productieve ruimte zijn als u een speciale plek heeft waar u uw smartphone, tablet en andere gadgets opbergt.
Algemene tips voor thuiswerken
Steeds meer mensen werken vanuit huis vooral in deze huidige tijd. Maar er zijn talloze verstorende factoren die de effectiviteit in de weg kunnen staan. Met deze tips kunt u ze uit uw buurt houden en uw thuiswerk optimaliseren.
Tip 1: wees realistisch in je verwachtingen
Net zo productief zijn als op kantoor? En ’s avonds net zo energiek als wanneer je op kantoor hebt gewerkt? Laat deze verwachtingen voorlopig los. Thuiswerken met de kinderen gaat je minder productief maken en kost (veel) meer energie dan normaal. Accepteer dat en bedenk dat heel veel van jouw collega’s in dezelfde situatie zitten.
Tip 2: maak afspraken met de kinderen
Heb je peuters of kleuters, dan zal het wat lastig zijn. Heb je wat oudere kinderen, bijvoorbeeld 8 jaar of ouder, maak dan afspraken met ze. Bijvoorbeeld: ze mogen niet in de werkkamer komen wanneer mama of papa daar zit met de deur dicht.
Tip 3: neem wat vaker pauze
Neem wat vaker pauze wanneer je thuiswerkt en de kinderen zijn er ook. Zeker wanneer slechts één ouder thuis is, kun je bijvoorbeeld iedere 1,5 tot 2 uur even pauzeren om te kletsen en te spelen met de kinderen. Zo voelen ze zich niet genegeerd en het zal de afspraken die je met de kinderen hebt gemaakt, zie tip 2, wat gemakkelijk na te leven maken.
Tip 4: zorg voor de juiste tools
Een headphone met noise cancelling is een must voor als je thuis werkt. Al gebruik je ‘m niet om naar muziek te luisteren; je kan hem ook gebruiken om gewoon omgevingsgeluid te dempen en te camoufleren. Zo kun je geconcentreerd je werk doen. Zorg ook voor een prettige en ergonomische bureaustoel, prettige verlichting en een prettig bureau op de juiste hoogte.
Tip 5: goed leren communiceren
Telefoongesprekken, e-mails, instant messaging diensten of videochats zijn manieren om te communiceren. Iedereen moet voor zichzelf uitzoeken welk kanaal het meest geschikt is en hoe ze te combineren. Soms is het efficiënter om een e-mail te sturen dan om te bellen.
Tip 6: Kleed je alsof je op je werk bent
Opstaan, koffie drinken in je pyjama en meteen aan de slag gaan heeft zeker een zekere aantrekkingskracht. Maar voor de meeste mensen, kleed je je goed. Dit zal u helpen om in de werkmodus te komen en u goed te concentreren.
Tip 7: Vaste werktijden zijn belangrijk
Zeg niet tegen jezelf dat je morgenvroeg begint te werken. Wees in plaats daarvan gedisciplineerd en begin elke dag op dezelfde tijd. Idealiter moet u uw werkdag ook elke dag op hetzelfde tijdstip beëindigen, zodat uw thuiswerk niet in strijd is met uw privéleven.
Tip 8: Specifieke taken voor elke dag
Maak to-do lijsten voor elke dag dat u thuis werkt. Dit helpt u om u te concentreren op de essentiële zaken en geeft u de mogelijkheid om te meten hoeveel er is gedaan. Voltooi eerst gecompliceerde en onaangename taken en daarna routinematige taken.
Tip 9: laat u niet afleiden
Zelfs als het moeilijk voor u is, probeer het contact met familieleden of vrienden te vermijden terwijl u werkt. Geef duidelijk aan dat u niet aanspreekbaar bent. Hier is het belangrijk om je lijn te houden, anders gaat je huiswerk op den duur niet goed.