Elk project zou moeten beginnen met een plan, maar niet elke projectmanager maakt gebruik van planningssoftware. Dergelijke software kan echter helpen bij het plannen om middelen, financiering en tijdschema te verschuiven en opnieuw af te stemmen. Veel bedrijven zijn voornamelijk afhankelijk van handmatige spreadsheets en data-extracten voor die planning. Het negatieve resultaat kan echter verstrekkend zijn, inclusief beperkte samenwerking tussen teams, knelpunten en slecht gebruik van middelen.
Voor degenen die betrokken zijn bij het planningsproces, kan het lijken alsof plannen het enige is dat je doet. Planning gaat verder dan individuele projecten en omvat financiële planning, strategische planning, capaciteitsplanning en nog veel meer voor alle afdelingen in de onderneming. Met zoveel planning kan alles wel eens door elkaar gaan lopen zonder dat er overzicht is.
Planning is van cruciaal belang om doelstellingen en doelen vast te stellen, maar het kan arbeidsintensief zijn en toch tot twijfelachtige inzichten leiden. Om de planning te vergemakkelijken en de betrouwbaarheid te verbeteren, gebruiken toonaangevende organisaties planningssoftware die data automatiseert, integreert, analyseert en presenteert, zodat men met vertrouwen datagestuurde beslissingen kan nemen.
Wat is planningssoftware?
Planningssoftware kan een krachtig hulpmiddel zijn om projecten en middelen in fasen en taken met haalbare deadlines te organiseren, allemaal op één plek. In plaats van af te wisselen tussen systemen en handmatig gegevens te extraheren, kun je de software integreren in bestaande bedrijfssystemen om de gegevensstroom te automatiseren.
Organisaties vertrouwen op gegevens in planningssoftware om beslissingen te nemen tijdens planningsvergaderingen. In veel gevallen varieert de planning frequentie tussen organisaties. De overgang van jaarplanning naar continue planning voor een grotere zakelijke flexibiliteit zorgt voor een enorme verbetering van het overbruggen van de kloof tussen afdelingen en interne teams.
Een jaarlijkse planning brengt strategische en operationele plannen samen met specifieke doelen, doelstellingen, activiteiten en rollen voor bepaalde afdelingen binnen een specifiek tijdsbestek (meestal een jaar). Leidinggevenden richten zich op:
- Beslissingen nemen over welke reeks plannen het komende jaar worden gefinancierd
- Investerings- en capaciteitsplanning gebruiken om te rangschikken, prioriteiten te stellen en afwegingen te maken binnen de budgetten
- Budgetten instellen voor alle programma’s
- Beoordeling van de benodigde middelen voor programma’s en projecten
Het probleem met een jaarplanning is dat het rigide is en het een uitdaging is om de flexibiliteit te hebben die nodig is om je aan te passen aan veranderingen. De manier om flexibel te blijven, is door van strategische planning een continu proces te maken dat jouw visie verbindt met een routekaart voor uitvoering en levering. Zonder een dergelijke strategie kun je heel snel de verkeerde kant op gaan.
Spreadsheets in plaats van software
Spreadsheets worden het meest gebruikt in plaats van software voor een jaarplanning in organisaties van elke omvang. Continue planning is een doorlopende benadering van planning waarmee bedrijven het plan kunnen aanpassen op basis van veranderingen, feedback en huidige invloeden. Met continue planning kunnen organisaties flexibeler worden en beter in staat zijn om:
- Strategieën vaststellen, prioriteren en herzien
- Analyseer en prioriteer de huidige vraag
- Evalueer de capaciteit en budgetten van resources
- Prioriteren, toewijzen en verschuiven van investeringen om middelen in evenwicht te brengen
- Samenwerken met belanghebbenden
Helaas gaan inflexibele, statische spreadsheets stuk bij een poging tot continue planning en passen ze zich niet aan naarmate de plannen evolueren. Ze zijn eendimensionaal en bieden geen geautomatiseerde manier om scenario’s voor analyse te beoordelen. De beste alternatieven voor planningssoftware bieden speciaal gebouwde mogelijkheden zoals scenarioplanning waarmee je de kansen kunt zien en alle invalshoeken kunt beoordelen om het planningsproces beter te maximaliseren.