Het kamertje met ordners en het heen en weer sturen van vertrouwelijke documenten: dat behoort steeds vaker tot de verleden tijd. Wij maakten er voor de eerste keer kennis mee toen de internationale onderneming Sator LKQ vijf Nederlandse grossierbedrijven wilde overnemen. Het stelde toen wel heel strikte voorwaarden. Een naderende deadline en een wisselwerking tussen diverse bedrijven zorgde ervoor dat de fysieke uitwisseling van ordners niet tot de mogelijkheden behoorde. Toch slaagden ze erin om alles tijdig af te ronden. Een overkoepelende virtuele dataroom lag aan de basis van het succes. Intussen ziet men ook in MKB- en vastgoedtransacties steeds vaker virtuele datarooms opduiken. Wij brengen een blik achter de schermen van hun succes, uiteraard met een focus op de vele voordelen waar ze graag mee geassocieerd worden.
Kostenbesparende werking
In de praktijk is een virtuele dataroom een digitale vertaling van de fysieke dataroom boordevol ordners en geheime documenten. Zo’n fysieke kamer heeft heel wat nadelen. Slechts één partij kan gelijktijdig de documenten inkijken. Die documenten zijn zelden eenvoudig te raadplegen en bovendien is het bij juridische problemen maar moeilijk aan te tonen welke documenten nu al dan niet raadpleegbaar waren. Een ander groot nadeel is misschien wel het bijhorend kostenplaatje. Partijen moeten naar elkaars fysieke vestigingen reizen, moeten aldaar overleg plegen en moeten hier een en ander op elkaar afstemmen. Misschien verblijven ze wel enkele weken op hotel om dan weer huiswaarts te vliegen. Ook documenten worden wel eens van locatie naar locatie verplaatst. Hier kunnen virtuele datarooms de kosten helpen te drukken. In een recent vakbladartikel had men het zelfs over een potentiële besparing van 50%. Uiteraard speelt ook het feit dat de kosten voor cloud software de laatste jaren fors daalden een belangrijke rol in die bewering.
Professionalisering en toegankelijkheid
Virtuele datarooms zijn voorzien van een strenge beveiliging maar zijn daarentegen wel vierentwintig uur per dag toegankelijk. Bovendien is het vrij eenvoudig aan te tonen welke documenten ter beschikking werden gesteld. Het laat toe om gecompliceerde transacties eenvoudiger te laten verlopen. In eerste instantie was dat belangrijk voor grote fondsen, maar intussen blijft ook het MKB niet achterwege. Ook zij kunnen hun bedrijf verkopen, willen misschien een (her)financiering verkrijgen of denken aan een fusie. Banken, externe financiers, andere bedrijven en investeerders willen allemaal inzage in de bedrijfsinformatie. Dankzij de zogenoemde Virtual Vaults wordt dat eenvoudig bewaarheid. Het getuigt meteen ook van een professionele aanpak.
Data-management eenvoudig vormgeven
Bij een fysieke dataroom is het maar moeilijk na te gaan welke partij welke documenten al dan niet ingezien heeft. Bij een Virtual Vault is dat helemaal anders. Men kan zien welke partij gedurende welke tijd bepaalde documenten bekeken heeft. Dat is belangrijke informatie voor de beheerder van de virtuele dataroom. Het langdurig bestuderen van een deel van een document wijst immers op een grotere interesse. Misschien moeten daar wel zorgen weggenomen worden? Is er meer informatie nodig? Wanneer de gegevens adequaat verwerkt worden, kan zo’n dataroom heel wat misverstanden de wereld uithelpen. Ook in het kader van aansprakelijkheid en compliance is dat niet onbelangrijk.
Niet voor niets verwacht men dat virtuele datarooms ook in de MKB-markt de normaalste zaak ter wereld zullen worden.
